Die Kalkulationsabteilung

09.09.2020

Sie ist maßgeblich dafür verantwortlich, dass die Bauunternehmung Albert Weil AG Aufträge gewinnt: Die Kalkulationsabteilung. Das siebenköpfige Team erstellt im Laufe eines Jahres rund 1000 Angebote. Dabei reichen die Aufgaben von der Angebotsanforderung, über die Massenermittlung, bis hin zur Angebotseinreichung. Diesen Prozess haben wir uns einmal genau angeschaut. 

Jedes (potenzielle) Projekt beginnt mit einer Ausschreibung – öffentlich wie privat. Alle Informationen sind dabei in Datenbanken zu finden. Darunter unter anderem die Hessische Ausschreibungsdatenbank (kurz: HAD). Ob die Informationen angefordert werden oder nicht, entscheidet letztlich Vorstandsmitglied und Abteilungsleiter Stefan Jung-Diefenbach. „Das Ausschreibungsbuch schauen wir – die vier Kalkulatoren, und ich – uns gemeinsam an. Im Anschluss wird dann entschieden, ob wir ein Projekt kalkulieren und wenn ja, wer es übernimmt.“
Ist diese Entscheidung getroffen, holt der zuständige Kalkulator Preise ein. Dabei sind Eigen- sowie Fremdleistungen, der Lohn, Material- sowie Gerätekosten oder auch Preise für Schüttgüter zu beachten. An dieser Stelle wird eng mit der Einkaufsabteilung zusammengearbeitet. „Die Abteilung arbeitet täglich mit Nach- bzw. Subunternehmern zusammen und kann die Kalkulatoren sehr gut unterstützen“, so Jung-Diefenbach.
So wird dann das finale Angebot errechnet, wobei der Abteilung im Schnitt zwei bis drei Wochen Zeit zur Verfügung stehen. „Bei diesem Prozess gilt das Vier-Augen-Prinzip. Ist das Angebot dann abgegeben, heißt es warten. Aber grundsätzlich kann man sagen, dass wir im Schnitt zehn Prozent der eingereichten Angebote gewinnen“, erklärt der Abteilungsleiter.
Wird ein Auftrag dann erteilt, beginnt der zuständige Bauleiter mit der Arbeitsvorbereitung. Hierbei erfolgt zunächst ein Startgespräch, an dem die Kalkulationsabteilung ebenfalls teilnimmt. Vorab müssen jedoch alle Unterlagen gescannt und in den Baustellenordner überführt werden. Sollte es im Laufe der Bauphase notwendig sein Nachträge zu stellen, läuft dies wiederum ebenfalls über die Abteilung.
„Insgesamt ist der Arbeitsaufwand der Abteilung enorm. Schaut man sich im Gegenzug die Erfolgsquote an, kann dies schon frustrierend sein. Teilweise liegen nur kleine Beträge zwischen dem ersten und zweiten Platz. Daher gilt: Man muss sich jeden Tag wieder neu motivieren und sich ein dickes Fell zulegen. Das ist die größte Herausforderung!“, so Stefan Jung-Diefenbach abschließend.